10.6. Ausgangsrechnungen

Eine Ausgangsrechnung ist ein Papier, dass Sie an einen Kunden senden, um eine Zahlung für eine Lieferung oder Leistung zu generieren. GnuCash kann Rechnungen generieren und aufzeichnen.

Eine Gutschrift ist ein Papier, dass die einem Kunden senden, um eine fehlerhaft generierte Rechnung für Lieferungen und Leistungen zu korrigieren. GnuCash kann Gutschriften über das gleiche Menü generiren und aufzeichnen wie die Rechnungen.

Anmerkung

Dieser Abschnitt gilt sowohl für Ausgangsrechnungen als auch für Gutschriften. Um zu vermeiden, alles zweimal zu wiederholen und den Text einfacher lesbar zu halten, wird er nur bei den Rechnungen dargestellt. Sie können ihn auch auf Gutschriften anwenden. Nur dort, wo sich das Verhalten der Gutschriften von dem der Rechnungen unterscheidet, wird dies ausdrücklich erwähnt.

10.6.1. Neu

Um eine Ausgangsrechnung an einen Kunden zu senden, müssen Sie zunächst ein neues Dokument erstellen. Um eine Rechnung zu erstellen, nutzen Sie GeschäftKundeNeue Rechnung. Das Fenster Neue Rechnung muss entsprechend ausgefüllt werden.

Erstellen einer neuen Rechnung

Erstellen einer neuen Rechnung

Wenn Sie den OK Button klicken, öffnet sich das Fenster Neue Rechnung.

10.6.2. Bearbeiten

Im Rechnungsbearbeitungsfenster können Sie eine aufgeschlüsselte Liste der Waren und Leistungen, die Sie mit dieser Rechnung verkauften, eingeben, in einer Art und Weise ähnlich wie das Kontenregister arbeitet. Für die Gutschriften geben Sie stattdessen eine aufgeschlüsselte Liste der Waren und Leistungen ein, die Sie gutgeschrieben haben.

Rechnung bearbeiten

Rechnung bearbeiten

Wenn Sie alle Posten eingegeben haben, können sie die Rechnung Buchen und drucken.

10.6.3. Buchen

Wenn die die Bearbeitung der Rechnung beendet haben und bereit sind, diese zu drucken, müssen Sie die Rechnung Buchen. Die Rechnung muss nicht sofort gebucht werden. In der Tat sollten Sie eine Rechnung nur Buchen, wenn Sie bereit sind, diese zu drucken. Das Buchen einer Rechnung setzt den Geschäftsvorfall in die Debitorenbuchhaltung.

Rechnung buchen

Rechnung buchen

10.6.4. Suchen

Um eine existierende Rechnung zu finden, nutzen Sie den Menüentrag GeschäftKundeREchnung suchen.... In den Suchergebnissen können Sie eine Rechnung auswählen, um diese zu betrachten oder zu bearbeiten.

Anmerkung

Bevor Sie eine gebuchte Rechnung bearbeiten können, müssen Sie die Rechnungsbuchung rückgängig machen.

Ein Gestaltungsziel in GnuCash’s Debitorenbuchhaltung war verschiedene Wege zum gleichen Ziel zu erlauben. So können Sie eine Ausgangsrechnung auf verschiedenen Wegen errechen, abhängig davon, wie Sie über das Problem denken:

  • Sie können zuerst den Kunden suchen und dann deren Rechnungen.

  • Sie können die Rechnungen nach der Nummer oder dem Namen des Unternehmens suchen.

  • Sie können die Rechnungen auflisten, die mit eienr Kundenaufgabe verbunden sind.

10.6.5. Drucken

Nach dem Buchen einer Rechnung sollten Sie diese durcken und an Ihren Kunden senden. Um eine Rechnung zu drucken, Nutzen Sie den Menüeintrag DateiRechnung drucken.

Druckausgabe Rechnung

Druckausgabe Rechnung

Anmerkung

Sie können das Erscheinungsbild der Rechnung ändern,z.B. ein Firmenlogo etc. hinzufügen. Wie das geht, steht unter Abschnitt 10.9, „Änderung des Erscheinungbildes der Rechnung“.

Rechnungen können auch vom Hauptfenster aus ausgedruckt werden, indem dort BerichteGeschäftDruckbare Rechnung aus dem Hauptmenü ausgewählt wird. Das sich ergebende Berictsfenster stellt fest, dass keine gültige Rechnung ausgewählt wurde. Um die Rechnung zum Drucken auszuwählen:

  1. Nutzen Sie die Optionen Werkzeugleiste-Schaltfläche oder wählen Sie BearbeitenBerichtsoptionen aus dem Hauptmenü.

  2. Wählen Sie den Allgemein Reiter des Dialogs Berichtsoptionen.

  3. Klicken Sie die Auswahl Schaltfläche in der Nähe des Feldes Rechnungsnummer.

  4. Suchen Sie wie üblich nach der Rechnung.

Sie können auch die Rechnung innerhalb des Zahlungsprozessdialogs drucken. Schauen Sie dazu Abschnitt 10.8, „Zahlung verarbeiten“ für die Anweisungen, wie dies durchzuführen ist.

10.6.6. Assign Starting Invoice Number

Standardmäßig startet GnuCash mit der Rechnungmmer 1 und zählt ab da hoch. Sie können eine Rechnungsnummer jedesmal händisch in die Textbox eingeben, wenn Sie eine Rechnung erstellen. Aber dies ist ermüdend und früher oder später führt dies zu doppelten Nummern.

Sie können die erste Rechnungsnummer ändern, wenn dies für Sie wichtig ist. Nutzen Sie DateiEigenschaften, greifen Sie auf den Reiter Zähler zu, ändern Sie den Wert der Rechnungsnummer, die um eins kleiner als Ihre erwartete erste Rechnungsnummer ist und klicken Sie die OK-Schaltfläche oder die Anwenden-Schaltfläche.